Como Montar Um CallCenter Para Sua Empresa

Como Montar Um CallCenter Para Sua Empresa?

Nesse post, você confere os 10 passos mais importantes de como montar um callcenter para sua empresa, e prestar um atendimento de qualidade!

Se você quer saber como montar um callcenter para sua empresa, para prestar um bom atendimento ao cliente, então, leia até o final. Pois elaboramos um guia completo, para te ajudar a sanar as suas principais dúvidas.

A uma boa comunicação com seus clientes deve ser sempre uma prioridade. Por isso, um callcenter tende a ser uma ótima forma que a empresa tem de estar mais próxima ao público em geral.

Afinal de contas, os clientes desejam mais do que comprar produtos e serviços. Eles querem também um atendimento de qualidade.

Sendo assim, para fidelizar seus consumidores e manter uma relação sólida e amigável, o processo de comunicação direta com o empreendimento, pelo modelo telefônico, é muito importante.

Trabalhar com o pós-venda, ouvir os apelos, dúvidas, reclamações e até mesmo elogios do seu cliente, é fundamental para que ele se sinta importante para a sua empresa.

Dessa forma, ele certamente recomendará seus produtos e serviços para outras pessoas.

Portanto, para te ajudar, elaboramos um guia com 10 passos de como montar um callcenter para sua empresa, que te ajudarão muito no planejamento dessa empreitada. Confira!

10 Passos de Como Montar Um Call Center Para Sua Empresa

Então, se você está mesmo decidido, e quer saber como montar um callcenter para sua empresa, é só conferir abaixo os 10 passos mais importantes que selecionamos.

Porém, antes de mais nada, é importante frisar que é essencial ter uma estratégia afiada. Assim como contar um bom time de colaboradores para te ajudar nesse negócio.

Enfim, vamos conferir agora os 10 passos necessários, e básicos, para que você possa dar o pontapé inicial.

Dessa forma, sua empresa terá uma central de relacionamento sólida com o cliente. E oferecerá uma excelente experiência!

1 – Elabore um plano de negócios

Pois então chegou a hora de planejar como montar um callcenter para sua empresa, certo? E o primeiro passo é justamente elaborar um plano de negócios para esse projeto.

Assim, você terá condições de:

  • Planejar a estrutura do seu callcenter;
  • Estipular quais são os seus objetivos;
  • O tipo de atendimento que pretende prestar com esse setor;
  • Quais os futuros gastos,
  • Além de definir as tarefas que serão realizadas, e muito mais.

Enfim, o plano de negócio é essencial em qualquer segmento. Pois ele atua como um direcionamento, constando todos os passos, orçamentos e informações para você montar um callcenter para sua empresa da forma correta.

Portanto, você deve elaborar o plano de negócios antes mesmo de que você comece a montar a estrutura do seu callcenter.

Sendo assim, elabore um plano estratégico eficiente com sua equipe, para que a implantação desse setor tão importante ocorra de forma adequada.

2 – Estude a legislação pertinente para montar um callcenter para sua empresa

Assim como na abertura de qualquer outro tipo de negócio ou empreendimento, é necessário um estudo da legislação que rege essa atividade em específico.

Por isso, se você está pensando em como montar um callcenter para sua empresa, ter acesso e estudar por completo a Lei do SAC é essencial. Pois garantirá que tudo corra bem.

Afinal de contas, existem diversos fatores que devem ser observados para o bom funcionamento de um callcenter. Dessa forma, você evita problemas jurídicos.

Portanto, é muito importante que você faça uma análise detalhada dessa legislação.

Além disso, é essencial também que os seus colaboradores sejam treinados conforme a Lei, para fornecerem o melhor atendimento.

3 – Defina os serviços

Você já sabe para que servirá seu call center? É preciso saber exatamente o que será feito nesse setor.

  • Será voltado apenas para atender reclamações?
  • Terá um oferecimento de suporte técnico?
  • Ou será um SAC geral?

Antes mesmo de pensar em como montar um callcenter para sua empresa, pense em quais serviços ele oferecerá. Além disso, você também pode e deve buscar pessoal capacitado para realizar as atividades.

4 – Tipo de operação

Pois bem, os tipos de operação referem-se exatamente a que tipo de serviço o seu callcenter prestará.

  • O SAC é o atendimento geral ao seu cliente, que permite um contato para sanar de dúvidas, ouvir reclamações, oferecer informações sobre produtos e serviços, entre diversas outras questões.
  • O serviço de Help Desk ou Suporte Técnico serve para fornecer atendimento de suporte remoto para o cliente. Dessa forma, algumas pequenas questões com equipamentos ou softwares, podem ser resolvidas sem a presença física do técnico.
  • O callcenter que tem como foco a Cobrança, procura fazer um contato direto com os seus clientes em débito, a fim de negociar dívidas e facilitar o pagamento.
  • E, por fim, o Telemarketing tem como objetivo prospectar clientes, e gerar novas vendas ou negócios para sua empresa.

5 – Busque o máximo de informação possível sobre o segmento

Antes mesmo de montar uma estratégia de como montar um callcenter para sua empresa, é importante colocar na ponta do lápis todas as informações sobre esse tipo de negócio.

Portanto, estude, leia, se informe, antes mesmo de começar a estruturar a atividade em si.

6 – Não se esqueça de analisar a estrutura e os equipamentos necessários

Ao pensar em como montar um callcenter para sua empresa, em relação à parte física da estrutura, é muito importante observar diversos fatores que contarão muito para o bom funcionamento desse setor.

Entre eles, podemos listar:

  • Cadeiras com boa ergonomia para os colaboradores;
  • Computadores de boa qualidade para um rápido atendimento;
  • Telefones;
  • Headsets com boa qualidade de som e bom microfone;
  • Climatização do ambiente;
  • Espaço físico adequado, que permita conforto;
  • Locais para descanso dos colaboradores;
  • Softwares necessários para o atendimento e gravação de chamadas,
  • Isolamento acústico.

Afinal de contas, é fundamental manter um ambiente agradável para o colaborador. Pois ele ficará bastante tempo em atendimento telefônico com seus clientes.

7 – Não se esqueça do planejamento financeiro

Ao pensar em como montar um callcenter para sua empresa, o planejamento financeiro deve ser primordial.

Afinal de contas, saber quanto terá de investir para implementar o setor, pode ajudar muito a evitar possíveis percalços durante a sua operação.

Sendo assim, faça um planejamento coerente para que tudo dê certo.

8 – Contrate uma equipe qualificada

Se você quer que seu cliente seja bem atendido, e tenha uma impressão positiva de sua empresa, contrate equipes qualificadas para atender no seu callcenter.

Pois o pessoal que trabalhará nesse setor, será a personificação de sua empresa para o cliente no momento do atendimento.

Portanto, opte sempre por profissionais capacitados, com qualificação. Bem como com as qualidades necessárias para esse tipo de serviço.

9 – Defina o plano de atendimento ao montar um callcenter para sua empresa

Definir um plano de atendimento, ou um modelo para seus colaboradores seguirem, pode facilitar muito o trabalho da equipe. Além disso, também evita desvios de rota.

Ademais, ter um plano de atendimento detalhado para que eles sigam, pode até mesmo facilitar a vida dos novos funcionários. Pois eles ainda estarão se adequando aos moldes da empresa.

Então, vale a pena investir em um atendimento padronizado no seu callcenter.

10 – Ofereça treinamento para a equipe ao montar um callcenter para sua empresa

Ainda que seus colaboradores sejam ótimos e qualificados, eles precisam de treinamento específico para atuar no seu negócio.

Portanto, oferecer treinamentos de forma regular para seus funcionários ajuda na produtividade. Além de oferecer ferramentas úteis para que eles possam utilizar no trabalho.

E ainda torna o atendimento bem mais humanizado, com colaboradores cientes da sua função e da importância de um atendimento de qualidade.

Sendo assim, aposte em treinamentos e imersões de forma habitual, a fim de manter o nível esperado de sua equipe, e garantir excelentes resultados.

Agora que você sabe como montar um callcenter para sua empresa, é hora de colocar a mão na massa. Comece a montar seu plano de negócios para que tudo saia como esperado.

Afinal de contas, um excelente planejamento, traz ótimos resultados!