Organograma: como funciona para melhorar os processos de uma empresa

Por que usar um organograma? Qual é o seu uso? Qual é o papel dele? Como projetá-lo? As respostas para descobrir neste artigo.

O que é um organograma?

É uma ferramenta informativa e organizacional utilizada nos negócios para determinar os vínculos hierárquicos, organizacionais e funcionais existentes entre os diferentes negócios em sua estrutura.

É um instantâneo em “T” das posições detidas na sua estrutura e das relações que podem existir entre elas.

É também uma ferramenta de distribuição de tarefas dentro da empresa.

Utilidade e função: para que serve?

O organograma é sobretudo uma ferramenta de comunicação por gráficos e fluxogramas destinada a facilitar a compreensão das relações e ligações existentes na empresa.

Ele cumpre os seguintes objetivos:

  • Compreender o funcionamento organizacional de uma empresa ou equipe para um recém-chegado.
  • Um melhor conhecimento dos seus interlocutores, das suas funções na empresa, das ligações interempresariais e das relações de subordinação que nela possam existir. Dessa forma, todos conhecem seu lugar de direito na equipe, não há mais ambiguidade quanto às posições hierárquicas. Este mapeamento, portanto, promove grandemente a eficiência nos negócios.
  • É também uma ferramenta de análise de mau funcionamento. É útil para os membros da administração corrigirem os problemas organizacionais existentes quando necessário.
  • Facilita a otimização da organização redefinindo as tarefas atribuídas aos colaboradores. Esta ferramenta, portanto, contribui para diminuir o custo da sua folha de pagamento.
  • Utilizado externamente (por clientes ou parceiros), é o meio para que estes compreendam o funcionamento da empresa e distingam eficazmente o interlocutor a quem recorrer de acordo com a sua necessidade específica.

Para ser eficaz, este documento deve ser constantemente atualizado (durante a mobilidade interna , a criação de empregos ou a chegada de um novo funcionário na empresa). É um documento vivo que só faz sentido se for atualizado regularmente.

Regulamentos: o que diz a lei?

Não há nenhuma obrigação legal que rege a criação de tal representação. É um documento prático e altamente recomendado, mas de forma alguma obrigatório.

Como criar um organograma?

O design desta ferramenta passa por várias etapas essenciais:

  • Escolha o colaborador responsável pelo seu desenvolvimento. Essa pessoa deve ter habilidades gráficas e antiguidade suficiente para entender o funcionamento específico da empresa.
  • Faça um inventário de todas as posições que compõem sua estrutura.
  • Determinar os vínculos funcionais existentes entre cada profissão, bem como seus relatórios de subordinação.
  • Prossiga com o projeto gráfico desta cartografia.

Os diferentes tipos de organogramas existentes:

Existem 3 tipos principais que apresentam diferentes leituras do funcionamento de uma sociedade.

O organograma da pirâmide

Mais comumente usado em negócios. As linhas verticais determinam a relação de subordinação (o nível mais alto de hierarquia está no topo do diagrama). As linhas horizontais mostram profissões no mesmo nível hierárquico, conhecendo uma relação de iguais.

Organograma em árvore

A leitura é da esquerda para a direita, com o nível mais alto da hierarquia da empresa sendo apresentado à esquerda.

O organograma dobrado

Uma mistura entre a pirâmide e a árvore. É, portanto, lido de cima para baixo e da esquerda para a direita simultaneamente.

A escolha da ferramenta

Várias ferramentas informáticas estão à sua disposição para facilitar o desenho deste documento gráfico.

O meio mais utilizado continua sendo o pacote Microsoft Office, que tem as seguintes vantagens:

  • ser facilmente acessível (Word, Power Point e Excel, software líder no mundo profissional),
  • fácil de usar, pois dá acesso a diagramas pré-existentes (chamados “SmartArts”) que você só precisará preencher com suas informações internas (títulos de trabalho, nomes dos funcionários correspondentes, fotografias para facilitar a leitura e tornar o documento mais vivo ),
  • é também uma ferramenta muito eficaz que oferece diagramas variados, claros e facilmente interpretáveis.

Ao adicionar uma foto de cada funcionário, o organograma é mais fácil de usar e permite que você coloque um rosto nos nomes

instruções

Para facilitar a leitura e compreensão, este documento deve ser claro e legível à primeira vista, portanto, não o sobrecarregue com informações.

Quanto maior a estrutura, menos detalhado será o organograma para limitar a dificuldade de leitura e o risco de perda de sentido.

Ainda no caso de uma grande empresa, uma visão global é útil, mas pode ser necessário também projetar uma para cada um dos departamentos que compõem a estrutura para facilitar a compreensão e a legibilidade.

Os limites desta ferramenta

No que diz respeito à distribuição de tarefas na empresa, esta representação hierárquica não é a ferramenta mais precisa. Todas as tarefas e missões associadas a um cargo são definidas com precisão nas descrições de cargos dos funcionários . A ferramenta fornece apenas uma visão geral.

Apesar de sua utilidade, esta representação da estrutura permanece apenas um diagrama , é uma ferramenta fixa e muito inflexível. Não destaca a versatilidade de uma profissão e a multifuncionalidade das missões vinculadas a cada cargo.

Em uma sociedade em perpétuo movimento, não existe uma ferramenta suficientemente flexível para representar a complexidade da organização de uma empresa.

As empresas modernas estão cada vez mais conectadas em rede e terceirizam um grande número de tarefas e empregos. O organograma não destaca esses modos de operação.

Essa fotografia de sua empresa é, em última análise, um documento útil, mas não suficiente para uma compreensão completa de sua organização interna.

Quando bem feito e claro, não deixa de ser uma ferramenta muito eficaz para determinar o funcionamento global de uma estrutura, dá uma visão global que facilita a compreensão e apropriação por parte dos colaboradores que a integram e dos interlocutores externos

Organograma