Como manter a conformidade ISO 9001 com trabalhadores remotos

Ultimamente, mais organizações têm funcionários trabalhando em casa, e isso requer alguma reflexão para garantir a conformidade com seu Sistema de Gestão de Qualidade (SGQ) ISO 9001:2015. Como sua organização garantirá que a infraestrutura certa para trabalho, comunicação e reunião esteja configurada, tenha capacidade suficiente para funcionar e esteja protegida? Felizmente, a ISO 9001 tem vários requisitos que abordamos no curso online iso 9001 a serem atendidos em relação à infraestrutura, ambiente de trabalho e comunicação, que ajudarão você a considerar o que precisa ser implementado para a continuidade dos negócios nesse cenário.

Cláusulas relevantes da ISO 9001 para trabalhadores remotos

  • Cláusula 7.1.3 – Infraestrutura
  • Cláusula 7.1.4 – Ambiente de trabalho
  • Cláusula 7.4 – Comunicação

Cláusula 7.1.3 – Infraestrutura

A infraestrutura é uma consideração fundamental no trabalho remoto e diz respeito aos edifícios físicos, equipamentos e tecnologia da informação necessários para fornecer produtos e serviços. Quando todos estão localizados em um prédio, isso é muito mais fácil de gerenciar, mas quando você está lidando com uma situação de trabalho remoto, deve pensar no impacto em sua infraestrutura pelas pessoas que estão em casa.

Uma das primeiras coisas que você precisa pensar, quando se trata de pessoas que trabalham em casa, é a possibilidade de problemas e riscos com infraestrutura de tecnologia da informação (TI) e segurança cibernética. Se for uma preocupação considerável para você, pode ser necessário investigar as necessidades de um Sistema de Gerenciamento de Segurança da Informação (SGSI), e para isso também existe um padrão ISO: ISO 27001 . No entanto, mesmo que um (SGSI) completo não seja necessário para você, existem alguns riscos de infraestrutura de TI que você deve considerar.

Para a TI, você deve garantir que as pessoas tenham o hardware necessário para realizar seus trabalhos. Por exemplo, onde você tinha computadores e uma conexão segura com a Internet da empresa, eles não estarão mais acessíveis, portanto, você precisará garantir que essas necessidades sejam atendidas. Junto com isso, considere se as pessoas têm o software certo para fazer seu trabalho, incluindo software adicional, como software de teleconferência ou uma rede privada virtual (VPN) para segurança na Internet. Além disso, os serviços em nuvem são adequados para compartilhar as informações necessárias entre os funcionários ou você precisa de algo diferente para fazer seu trabalho acontecer, como um drive seguro em sua empresa com acesso VPN?

Outras preocupações de infraestrutura também podem ser exclusivas da sua situação, mas algumas terão um efeito maior no ambiente de operação dos processos (que também é chamado de ambiente de trabalho). Por exemplo, há recursos físicos necessários para que os funcionários montem seus escritórios em casa, como mesas ou cadeiras?

Cláusula 7.1.4 – Ambiente de trabalho

Juntamente com a infraestrutura, você deve considerar o ambiente de trabalho doméstico. Conforme declarado na ISO 9001, um ambiente adequado inclui uma combinação de fatores físicos e humanos, incluindo aspectos sociais e psicológicos do trabalho. Assim como a infraestrutura, isso mudará muito quando os trabalhadores estiverem trabalhando remotamente.

Embora possa ser impossível controlar os fatores físicos quando as pessoas não estão em seu prédio, como temperatura, fluxo de ar e higiene, você certamente pode educar os trabalhadores sobre a criação de um espaço de trabalho ergonomicamente seguro. O mesmo pode ser dito para os fatores sociais, permitindo e incentivando os funcionários a continuar interagindo com outros trabalhadores mesmo em seu estado de isolamento.

Quando se trata de fatores humanos, essa é possivelmente uma das maiores preocupações dos funcionários que trabalham em casa e pode ser uma das mais difíceis de resolver. Considere como você apoiará os funcionários na redução do estresse, prevenção do esgotamento e proteção emocional enquanto eles continuarem trabalhando para você isoladamente.

As soluções podem variar desde o apoio educacional em questões psicológicas até o fornecimento de mais comunicação e apoio aos trabalhadores que lutam com sua reclusão. É importante perceber que alguns trabalhos podem demorar mais e alguns funcionários podem procurar ajuda psicológica para lidar com o fato de não estarem mais no escritório. Você precisa encontrar as maneiras certas de apoiar o bem-estar mental dos funcionários, pois isso pode se tornar uma prioridade fundamental para a continuidade dos negócios.

Cláusula 7.4 – Comunicação

Segundo a Cláusula 7.4 (curso online de iso 9001). Depois da infraestrutura, uma das maiores considerações para o trabalho remoto é garantir que a comunicação esteja pronta para essa nova realidade. Comunicação e educação já foram mencionadas nas seções de infraestrutura e ambiente de trabalho deste artigo. Por exemplo, talvez seja necessário considerar a implementação de software para comunicação remota ou o desenvolvimento de tutoriais e treinamento de pessoas no uso da nova infraestrutura.

Além disso, quando não é possível simplesmente parar na mesa de um trabalhador para instruir ou esclarecer tarefas de trabalho, encontrar novos canais de comunicação é fundamental. O estabelecimento de chamadas de alinhamento de rotina pode ser necessário para garantir o fluxo de comunicação e remover a incerteza sobre toda a situação de trabalhar em casa.

A comunicação precisará incluir considerações para comunicação de funcionário para funcionário, comunicação de gerente para funcionário, comunicação de gerenciamento sênior para empresa e comunicação adicional com clientes e fornecedores.

Não ignore sua conformidade com a ISO 9001 ou outras normas ISO

É fundamental durante uma mudança para o trabalho remoto que você utilize todos os meios possíveis para garantir a continuidade das operações. A utilização de padrões ISO pode ajudar, conforme descrito no curso analista de qualidade. É importante lembrar que o objetivo dos padrões ISO não é adicionar complicações e custos indiretos, mas sim ajudar as organizações a resolver os problemas que surgem. Uma mudança para trabalhar em casa é uma questão que precisa ser abordada, e os padrões ISO podem ajudar a garantir que você faça isso por meio das melhores práticas.

Como manter a conformidade ISO 9001 com trabalhadores remotos