organização de arquivos

Como fazer a organização de arquivos da sua empresa? [DICAS RÁPIDAS]

O hábito de guardar os documentos e fazer a organização de arquivos é essencial para que as empresas consigam acessar dados importantes na hora que precisar, onde quiserem.

Ambientes que não possuem essa organização podem sofrer com a falta de documentos em momentos importantes, como a entrega de um relatório com emergência ou consulta sobre os dados financeiros da empresa nos últimos anos. 

Embora existam, atualmente, sistemas que ajudam a fazer a organização de arquivos, até fazer a migração de todos os dados é um processo longo e demorado.

Por isso, nesse artigo vamos mostrar como fazer a organização dos arquivos da sua empresa de maneira descomplicada! Continue aqui e acompanhe o conteúdo.

Quais as etapas para organização de arquivos?

Fazer a organização de arquivos requer algumas etapas, como ordenar por tipo de documento, ordem alfabética e até mesmo pelas cores.

De maneira geral, as etapas principais são para definir qual vai ser o tipo de organização adotada para os seus arquivos e colocá-las em prática. Se você acha melhor deixá-las ajustadas pelas cores das pastas, tudo bem. 

O importante é que essa medida de organização de arquivos ajude a encontrar as informações mais rapidamente em situações de emergência, por exemplo. É essencial também serem bem armazenadas, para que nada faça que elas se percam com o tempo.

Como fazer a organização de arquivos físicos?

Hoje em dia, antes de fazer a organização de arquivos, você precisa parar e pensar se eles são físicos ou digitais. 

Com a tecnologia, muitas pessoas migraram totalmente para o mundo virtual e digitalizaram tudo que precisam de documentos pessoais e empresariais. Contudo, ainda existem aqueles que mantêm a forma tradicional e guardam em um armário, em uma pastinha.

Para essas pessoas, separamos algumas dicas sobre como organizar arquivos físicos. Veja: 

1. Pastas

Em primeiro lugar, uma prática muito comum, mas que pode ajudar bastante na hora de fazer a organização de arquivos é utilizar pastas. 

É comum encontrar diferentes modelos em papelarias, como sanfonadas, em formato de caixa, entre outros. É importante que você use a que melhor separa os seus arquivos e permita que eles sejam encontrados facilmente.

Se forem documentos pouco usados, que não precisam de consulta constante, pode até ser que caixas organizadoras sirvam para fazer essa arrumação. Mas o ideal é usar uma pasta com divisão, que mostre cada tópico desses arquivos.

2. Ordem alfabética

Uma dica muito interessante e que pode ajudar também é separar por ordem alfabética. Se você é um advogado, pode colocar em uma pasta sanfonada letras que mostram o alfabeto e assim organizar pelo nome dos clientes. 

Além de deixar muito mais organizado, permite também que o profissional não fique tanto tempo em busca de algum arquivo.

É importante salientar que essa organização nem sempre serve para todo mundo. Você pode substituir por cores de uma pasta, números ou até mesmo temas específicos. Faça da forma que achar mais viável para você!

Como fazer a organização de arquivos digitais?

Para pessoas e empresas que buscam fazer uma organização de arquivos digitais, na hora de ajustar é preciso ter um pouco mais de atenção. 

Embora os arquivos fiquem salvos no computador, nem sempre é suficiente para manter a segurança deste material. Por isso, nós indicamos que:

1. Pasta no computador

Deixe os seus arquivos organizados em uma pasta, por nome ou ordem alfabética, além de salvos no computador. Somente baixar e deixar tudo desorganizado em “downloads” deixa a tarefa ainda mais difícil.

Uma dica interessante que pode ajudar visualmente é mudar os ícones de cada pasta. Assim, além de ficar ainda mais fácil de identificar, você consegue lembrar onde o arquivo se encontra através da imagem que gravou. 

2. Pasta na nuvem

Todavia, mesmo que a pasta no computador ajude na organização de arquivos, é imprescindível que as empresas usem a nuvem como segunda opção. 

Essa forma de armazenamento impede que os arquivos se percam caso aconteça algum problema com a máquina. Se o seu HD queimar, por exemplo, tudo que está salvo no computador vai por água abaixo.

Por isso, mantenha salvo na tecnologia de computação em nuvem, que é garantia de que os arquivos fiquem armazenados o tempo que for necessário. 

Conclusão

Apesar das pessoas quererem fazer a organização de arquivos em pouco tempo, finalizemos com essa dica: reserve pelo menos alguns dias para essa atividade.

Mesmo que você consiga colocar tudo em caixas separadas, ordenar por alguma especialidade e assim por diante, é essencial conferir se está tudo certo. Caso algum documento fique fora do lugar, pode gerar uma dor de cabeça enorme.

O ideal é separar pelo menos uma semana para fazer essa organização. Tudo depende da quantidade de arquivos e até mesmo do tamanho da sua empresa. Se for uma multinacional, é impossível fazer em tão pouco tempo. 

Mas, mesmo que seja uma atividade difícil, é muito importante manter essa organização para facilitar o trabalho de todos.